Viele Arbeitgeber nutzen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern regelmäßig oder unregelmäßig Sachzuwendungen in Form von Gutscheinen zukommen zu lassen. Dabei sollen oftmals Anreize für den Arbeitnehmer geschaffen oder auch besondere Leistungen des Arbeitnehmers belohnt werden. Für die Gewährung von Gutscheinen bestehen eine Vielzahl von Regelungen, die – bei Einhaltung – sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer zu finanziellen Vorteilen führen können. Was dabei zu beachten ist, wird im Folgenden kurz erläutert.

Zunächst sollte darauf geachtet werden, dass die monatliche 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze eingehalten wird. Sachbezüge innerhalb dieser Freigrenze bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, das heißt, weder bekommt der Arbeitnehmer Abzüge, noch muss der Arbeitgeber Beiträge oder Abgaben abführen. Die Grenze von 44 Euro monatlich bedeutet, dass der Betrag von 44 Euro monatlich nicht überschritten werden darf. Eine Hochrechnung auf einen Jahresbetrag von 12 x 44 Euro und Gewährung eines Sachbezugs im Jahr ist nicht zulässig. Ebenso handelt es sich um eine Freigrenze. Eine Überschreitung des Betrags von 44 Euro führt dazu, dass der gesamte Betrag und nicht nur der 44 Euro übersteigende Betrag abgabenpflichtig wird.

Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass der Arbeitgeber den Sachbezug zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Es empfiehlt sich daher Regelungen über die Gewährung von z. B. Tankgutscheinen nicht in den Arbeitsvertrag aufzunehmen, da die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit damit gefährdet ist. Ein vielfach eingesetztes Instrument für Sachbezüge ist die Ausgabe von Waren- oder Tankgutscheinen an die Arbeitnehmer. Begünstigt sind dabei Gutscheine, die nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Geldkarten, die auch in Bargeld umgewandelt werden können, fallen nicht unter die Sachleistungen und sind daher auch nicht begünstigt. Ebenso stellen auch Kostenerstattungen von eingereichten Quittungen des Arbeitnehmers keine Sachzuwendungen dar, auch wenn die Erstattungen den Betrag von 44 Euro monatlich nicht übersteigen.

Seit dem 1. 1. 2020 müssen die ausgegebenen Gutscheine und Karten dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) entsprechen. Gutscheintypen, die diese Vorgaben erfüllen, sind beispielsweise Gutscheine von städtischen oder regionalen Einkaufs- und Dienstleistungsverbünden. Aber auch Gutscheine von überregionalen Anbietern, die deutschlandweit einheitlich auftreten (zum Beispiel Tankstellenketten) fallen unter diese Regelungen.

Nicht mehr begünstig sind sogenannte Open-Loop-Karten, die nahezu unbegrenzt einsetzbar sind, oder Gutscheine von Onlinehändlern, die Produkte von Fremdanbietern verkaufen (zum Beispiel Amazon), oder auch Karten, die Barauszahlungsfunktionen oder Überweisungsfunktionen bieten. Allerdings werden die Karten, die die Regelungen des ZAG nicht erfüllen, im Rahmen einer Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen bis Ende dieses Jahres weiterhin als Sachbezugskarten akzeptiert.

Um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit zu gewährleisten, sollte der Arbeitgeber eine entsprechende Dokumentation führen, mit der nachgewiesen werden kann, dass die herausgegebenen Gutscheine auch den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Dabei ist es in jedem Fall empfehlenswert, wenn der Arbeitnehmer den Erhalt des Gutscheins beispielsweise durch Unterschrift quittiert oder dass auch Kopien der Gutscheine vorgehalten werden.

Obgleich die neuen Anforderungen des ZAG die Art und den Typ von Gutscheinen und Karten, die der Arbeitgeber einsetzen kann, einschränkt, bleibt die Gewährung von Warengutscheinen oder Tankkarten nach wie vor eine interessante Möglichkeit, für Arbeitnehmer Anreize zu schaffen oder besondere Leistungen zu belohnen, insbesondere vor dem Hintergrund, dass ab dem 1. 1. 2022 der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro auf 50 Euro angehoben wird.

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Frank Bielefeld aus Garbsen ist Steuerberater und Wirtschaftsprüfer und steht seinen Mandanten bei der Vorbereitung wichtiger Entscheidungen im betrieblichen und im privat wirtschaftlichen Bereich mit Rat und Auskunft zur Seite.

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Text: Frank Bielefeld